Définition
Le bon de commande (Purchase Order, PO) est le document contractuel par lequel une société de production formalise sa demande d'achat ou de prestation auprès d'un fournisseur. Signé avant l'exécution du service, il engage juridiquement les deux parties et constitue la première brique du circuit de validation des dépenses sur un film ou une série.
Contenu obligatoire
Un bon de commande complet mentionne la description précise de la prestation ou du bien, le prix unitaire et le montant total HT/TTC, les délais de livraison ou d'exécution, les conditions de paiement et la référence au compte budgétaire imputé. Il est généralement accompagné des conditions générales d'achat de la production.
Circuit de validation
Sur un tournage structuré, le chef de poste initie la demande, le directeur de production valide l'engagement, puis le comptable de production enregistre le montant dans les engagements. Ce circuit garantit que chaque dépense est autorisée et budgétée avant d'être réalisée.
Lien avec les engagements et le suivi budgétaire
Dès qu'un bon de commande est émis, le montant vient alimenter la colonne « engagé » du rapport de coûts. Cela permet de calculer le coût final estimé en temps réel, avant même la réception de la facture. Sans cette étape, le risque de dépassement budgétaire augmente considérablement.
Bonnes pratiques
Centralisez tous vos bons de commande dans votre bible de production et numérotez-les séquentiellement. Un logiciel de budget comme budg.ai vous permet de lier chaque PO à la ligne budgétaire correspondante et de suivre l'écart entre montant commandé et montant facturé.
Astuce : ne commencez jamais une prestation sans bon de commande signé. En cas de litige, c'est le seul document qui prouve les conditions convenues avec votre fournisseur.