Définition
La note de frais (Expense Report) est le formulaire par lequel un technicien, un membre de la régie ou tout collaborateur de la production sollicite le remboursement d'une dépense engagée personnellement pour les besoins du tournage. Tickets de transport, repas hors per diem, fournitures, péages : chaque avance du salarié doit être documentée et validée.
Contenu et justificatifs
Une note de frais conforme comporte la date de la dépense, sa nature, le montant TTC, le justificatif original (facture, ticket de caisse, reçu) et l'imputation au compte budgétaire concerné. Sans justificatif, le remboursement peut être refusé et la dépense requalifiée en avantage en nature par l'URSSAF.
Circuit de validation
Le collaborateur soumet sa note au chef de poste, qui vérifie la pertinence de la dépense. Le directeur de production ou l'administrateur valide ensuite le remboursement, et le comptable procède au paiement et à l'enregistrement comptable. Sur les grosses productions, les délais de remboursement sont encadrés pour ne pas pénaliser la trésorerie personnelle des techniciens.
Plafonds et règles fiscales
Les indemnités de repas et de transport bénéficient d'exonérations de cotisations sociales dans la limite des barèmes URSSAF. Au-delà, la fraction excédentaire est soumise à charges. Les conventions collectives de la production audiovisuelle et de la production cinématographique précisent les montants applicables.
Dématérialisation
Les solutions de gestion de notes de frais permettent la capture photo des justificatifs, la saisie mobile sur le terrain et la transmission instantanée à la comptabilité. Avec budg.ai, chaque note de frais est rattachée automatiquement à la bonne ligne du rapport de coûts.
Astuce : imposez une fréquence de remise hebdomadaire des notes de frais. Les justificatifs accumulés en fin de tournage sont la première source d'erreurs et de retards de clôture.