Définition
Defraiement (Reimbursable Expenses, Stipend) englobe toutes les sommes versees par le producteur pour couvrir les frais professionnels de ses salaries : repas, transport, hebergement en deplacement, et autres frais lies aux conditions de travail. Ce n'est pas une remuneration : le defraiement compense une depense reellement engagee ou presumee par le salarie.
Formes de defraiement
Le remboursement peut etre effectue sur frais reels (sur presentation de justificatifs) ou sous forme d'allocation forfaitaire (montant fixe par jour de travail). En production audiovisuelle, le forfaitaire est la norme pour sa simplicite de gestion : un montant quotidien est fixe dans le deal memo ou le contrat.
Regime social et fiscal
Les defraiements sont exoneres de charges sociales et d'impot sur le revenu dans la limite des baremes URSSAF. Toute somme versee au-dela des plafonds est reintegree dans l'assiette de cotisations. Attention : si l'abattement pour frais professionnels est applique, les defraiements doivent etre reintegres dans le brut avant calcul de la deduction.
Poste budgetaire
Le defraiement figure generalement dans la rubrique regie et frais generaux du devis de production. Sur un film a budget moyen, il peut representer 3 a 8 % du budget total, davantage si le tournage implique de nombreux deplacements en region.
Bonnes pratiques
Definissez les montants de defraiement des la phase de depouillement en fonction des lieux de tournage identifies. Prevoyez une grille differenciee selon que le tournage a lieu en studio (defraiement minimal) ou en exterieur eloigne (grand deplacement).
Astuce producteur : centralisez tous les defraiements dans un tableau de suivi hebdomadaire rattache au rapport de couts. Cela vous permet de detecter rapidement un depassement et d'ajuster le plan de tournage avant qu'il ne soit trop tard.