Définition
Rapport de coûts hebdomadaire (Weekly Cost Report) est la mise à jour régulière du rapport de coûts produite chaque semaine pendant la période de tournage et, en rythme bimensuel, pendant la post-production. C'est l'outil de pilotage privilégié du directeur de production pour arbitrer les dépenses en temps réel.
Contenu et structure
Chaque édition reprend la structure complète du rapport de coûts (budget initial, engagements, dépenses réelles, coût à terminer, coût final estimé) en intégrant les données de la semaine écoulée : nouvelles factures comptabilisées, salaires traités, notes de frais validées et tout ajustement de prévision.
Processus de production
Le comptable de production rassemble les données en fin de semaine (vendredi ou samedi), le premier assistant comptable vérifie la saisie et les pièces justificatives, et l'administrateur de production consolide et commente les écarts significatifs. Le rapport est diffusé au directeur de production, au producteur délégué et, le cas échéant, au garant de bonne fin le lundi suivant.
Seuils d'alerte
La bonne pratique consiste à définir des seuils d'alerte automatiques : un écart budgétaire supérieur à 10 % sur un poste individuel ou à 5 % sur le total cumulé déclenche une note explicative et un plan de correction proposé par le directeur de production.
Astuce : fixez le jour de clôture hebdomadaire dès le début de la production et tenez-vous-y rigoureusement. Un rapport produit avec 48 heures de retard perd une grande partie de sa valeur décisionnelle. C'est la régularité qui fait la force de cet outil, pas la perfection de chaque ligne.
Archivage
Conservez chaque version hebdomadaire datée. La série complète constitue un historique précieux pour les audits post-production et enrichit le retour d'expérience de vos futurs budgets de tournage.